真鶴町文書管理規程

５　第２項に規定する会計年度又は暦年の帰属の基準は、文書の完結年月日によるものとし、当該完結年月日は、掲示場に掲示した文書にあっては掲示年月日、その他の施行した文書にあっては施行年月日、単に収受にとどまる文書にあっては供覧に供した年月日とする。ただし、４月１日から５月31日までの間において施行する前年度の会計に係る文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

（総務防災課長の職務）

第６条　総務防災課長は、町における文書事務を統括する。

２　総務防災課長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、課長に対し必要な指示を行うことができる。

（課長の職務）

第７条　課長は、それぞれの課における文書事務を統括する。

２　課長は、行政文書の取扱いに関する事務の円滑化を図るため、課に文書主任を置く。

３　課長は、前項の規定により文書主任を置いたとき、又はこれに異動があったときは、総務防災課長に通知しなければならない。

（文書主任）

第８条　文書主任は、課内における次の各号に掲げる事務に従事しなければならない。

(１)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(２)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(３)　文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(４)　ファイル基準表（第１号様式）の作成に関すること。

（電子文書取扱者）

第８条の２　総務防災課に、電子文書取扱者を置き、当該電子文書取扱者は、総務防災課長が指名するものとする。

２　電子文書取扱者は、総合行政ネットワーク文書を取り扱うため、次の各号に掲げる事務に従事しなければならない。

(１)　総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(２)　総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。

(３)　前２号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

３　電子文書取扱者は、総務防災課長の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

（文書分類番号）

第９条　主管課長は、大分類、中分類及び小分類の区分で文書分類番号を定め、文書を系統的に整理しなければならない。

（文書管理の簿冊等）

第10条　文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるところによる。

(１)　総務防災課に備える簿冊等

ア　特殊文書受領配布簿（第２号様式）

イ　条例公布原簿（第３号様式）

ウ　規則公布原簿（第４号様式）

エ　告示原簿（第５号様式）

オ　訓令原簿（第６号様式）

(２)　課に備える簿冊等

ア　文書発収簿（第７号様式）

イ　その他課に必要な補助簿等

（文書の記号及び番号）

第11条　文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書には記号及び番号を省略することができる。

(１)　条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「真鶴町条例」、「真鶴町規則」、「真鶴町告示」及び「真鶴町訓令」とし、番号は、前条第１号イからオの簿冊にそれぞれ登載した番号を用い、暦年により更新すること。

(２)　指令の番号は、「真鶴町指令」の次に次号に定める一般文書の記号を加え、番号は、文書発収簿に登載された文書番号を用い、その旨を当該簿冊に記載すること。

(３)　その他の文書の記号は、町名の首字（真）記号の次に別表に定める課等の略字を加え、番号は、文書発収簿に記載された文書番号を用いること。

(４)　前号の規定にかかわらず、管理上必要がある場合の文書の記号及びその番号は、主管課長が総務防災課長の承認を得て、前号に規定する記号に、当該事案を表示する１字を加えたもの及びその番号の枝番号を付することができる。

(５)　文書番号は、一連番号とし、第１号に掲げるものを除き、毎年４月１日をもって更新すること。

第２章　文書の受領及び収受

（本庁に到達した文書）

第12条　本庁に到達した文書は、主管課において受領したものを除き、総務防災課において受領するものとする。

２　総務防災課において書留郵便物、親展文書及び電報を受領したときは、特殊文書受領配布簿に必要な事項を記載しなければならない。

３　主管課において町長又は副町長宛ての親展文書を受領したときは、総務防災課に直ちに回付しなければならない。

４　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、総務防災課長が町長部局の所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未納分又は不足の料金を支払って受領することができる。

（総合行政ネットワークで到達した文書）

第12条の２　総合行政ネットワーク文書は、総務防災課の電子文書取扱者において受領するものとする。

２　総務防災課の電子文書取扱者は、総合行政ネットワーク文書を受領した場合は、次に掲げるところにより処理する。

(１)　受領した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。

(２)　受領した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発送すること。

(３)　前号の規定により受領通知を行った文書については、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

(４)　前各号の規定により処理を行った当該文書に、総合行政ネットワーク文書である旨を表示し、主管課に配布するものとする。

（主管課への配布）

第13条　総務防災課において受領した文書（親展文書を除く。）は、開封しなければ配布先の判明しない文書にあっては開封し、その他の文書にあっては封をしたまま主管課に配布するものとする。この場合において、書留郵便物及び電報は、特殊文書収受簿により配布するものとする。

２　総務防災課において受領した親展文書は、特殊文書受領配布簿により、封をしたまま、主管課に配布するものとする。

（課における収受）

第14条　主管課の文書主任は、受領した文書を開封の上、次の各号に掲げる文書の区分に従い、当該各号に定める収受の手続をとらなければならない。

(１)　申請書、照会文書等当該文書に基づき指令、回答等を必要とする文書（軽易な文書は除く。）　当該文書の余白に収受印（第８号様式）を押し、文書発収簿に必要な事項を記入し、番号を付けるとともに、その番号を当該収受印内に記入すること。

(２)　その他の文書　当該文書の余白に収受印を押すこと。

２　前項の規定にかかわらず、刊行物、ポスター、あいさつ状、案内状その他これらに類する文書及び町の機関相互の文書（許可、認可等の行政処分に関する文書を除く。）については、同項各号に定める収受の手続を省略することができる。

３　到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係のある文書については、第１項第１号の規定により取り扱うほか、主管課の文書主任が、当該文書の余白に到達時刻を記入するものとする。

４　親展文書は、当該課の文書主任が封筒の表に収受印を押した上、封をしたまま名宛て人に提出し、その閲覧を得た後、主管課において前３項の規定に準じた手続をとるものとする。

（担当者への配布）

第15条　収受の手続が終了した文書は、主管課の文書主任が当該文書に係る事務を担当する者（以下「担当者」という。）に配布しなければならない。

（勤務時間外の到達文書の受領）

第16条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、真鶴町職員服務規程（昭和62年真鶴町訓令第２号）の定めるところにより処理しなければならない。

第３章　文書の処理

（配布文書の処理）

第17条　担当者は、文書の配布を受けたときは、速やかにその文書を処理しなければならない。

２　単に収受にとどまる文書又は上司の指示を受けて処理することが適当である文書は、当該文書の余白に「供覧」と朱書きし、回議印（第９号様式）を押して上司の閲覧に供する。

（起案）

第18条　起案は、起案用紙（第10号様式）を用いなければならない。ただし、定例的又は軽易なものは、収受文書の余白に処分案を朱書きし、回議印を押して処理することができる。

２　定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず帳票を用いて行うことができる。

３　起案文書には、主管課、係、起案者、文書分類番号、公開・非公開の状況、決裁区分、保存期間、起案年月日、件名、伺い文、宛先並びに発信者名等及び決裁に必要な合議、審査並びにその他の事案決裁に関与する者の職名等の必要事項をそれぞれの欄に記載しなければならない。

（起案用紙の記入要領）

第19条　起案用紙の記入要領は、別に定める。

（起案文書等の回議順序）

第20条　起案文書及び供覧文書は、原則として、必要な関係職員に回議し、当該事案に係る事務を主管する主任（係長以上の者が起案者となった場合は、その者の直属上司）から順次直属上司の順に回議しなければならない。

（資料等の添付）

第21条　起案文書には、その参照資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで当該資料を添付しなければならない。

２　収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。

（特別取扱方法）

第22条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」等の注意事項を特別取扱欄に朱書きすることによって表示することができる。

（合議）

第23条　２課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、決裁前に関係課の合意を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、その旨を表示し、決裁後回覧するものとする。

２　合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課（以下「起案課」という。）と協議しなければならない。

３　前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

４　合議先の認印は、原則として、係長以上とする。ただし、特に必要があるものについては、この限りでない。

５　行財政の運営又は重要な事業に関する起案文書は、政策推進課に合議しなければならない。

（起案文書の持回り）

第24条　特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書は、決裁を受けるに当たり、起案文書の内容を説明し得る職員が持ち回らなければならない。

（例規の審査等）

第25条　文書の適正かつ統一性を図るため、次の各号に掲げる起案文書は、副町長に回議する前に総務防災課長及び総務防災課庶務係の審査を受けなければならない。

(１)　条例、規則その他の例規の制定及び改廃に関するもの

(２)　前号に掲げるもののほか、総務防災課長が特に必要と認めるもの

２　前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

（決裁済み文書の処理）

第26条　総務防災課長は、町長決裁及び副町長決裁の決裁済み文書を主管課の文書主任に回付する。

２　文書主任は、前項の回付を受けた決裁済み文書のうち条例、規則その他の例規に係るものは、浄書及び印刷等の処理後速やかに、総務防災課長に返付しなければならない。

第４章　文書の浄書及び発送

（浄書及び印刷）

第27条　文書の浄書及び印刷は、主管課で行う。

（照合）

第28条　浄書文書は、浄書後直ちに決裁済み文書と照合しなければならない。

（文書の発信者名）

第29条　庁外へ発送する文書は、原則として、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権限を有する者の職名及び氏名又は町名を用いることができる。

（公印）

第30条　照合を終了した浄書文書は、真鶴町公印規程（昭和63年真鶴町訓令第１号）の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印を省略することができる。

（電子署名）

第30条の２　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する文書については、前条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。

２　発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済み文書を添えて電子文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

３　電子文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、第28条の規定により照合し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。

４　第１項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

（庁外文書の発送）

第31条　庁外へ文書を発送しようとするときは、次の各号に定める日時までに総務防災課長が指定する場所に投函しなければならない。

(１)　郵送による文書　真鶴町の休日を定める条例（平成元年真鶴町条例第２号）第１条各号に規定する休日を除く日　午後４時

(２)　神奈川県宛ての逓送文書　逓送が行われる日　午前11時

２　前項の規定にかかわらず、主管課において直渡しする必要のある文書及び総務防災課長が主管課において取り扱うことが適当であると認める文書は、主管課において発送することができる。

３　総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより文書を発送するときは、前条に定める電子署名を付与し、電子文書取扱者が発送するものとし、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

（経由文書）

第32条　町を経由する文書は、主管課で収受し、経由の手続をしなければならない。

（施行年月日）

第33条　文書を発送した者は、当該文書を発送した日を事案の施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。

第５章　文書の整理及び保管

（完結文書の整理）

第34条　完結文書は、原則として、個別フォルダーを用い整理しなければならない。この場合において、個別フォルダー表示（第11号様式）により完結年度、文書分類番号、個別フォルダー名及び保存期間を表示しなければならない。

２　前項の規定によりがたいときは、簿冊等を用いることができる。この場合において、簿冊表示（第12号様式）により完結年度、文書分類番号、簿冊名及び保存期間を表示しなければならない。

３　完結文書を個別フォルダー又は簿冊等（以下「フォルダー等」という。）に収納するときは、完結年月日の最も新しいものが最前に位置するように、収納しなければならない。

（保管用具）

第35条　フォルダー等の保管は、ファイリングキャビネット及びこれに類する保管用具（以下「キャビネット等」という。）を使用し、自己の手元や、床に置いてはならない。

２　現年度のフォルダー等は、キャビネット等の上段に、前年度のフォルダー等は、キャビネット等の下段に収納するものとする。

（保管文書の閲覧等）

第36条　主管課以外の職員が保管文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとするときは、主管課の文書主任に申し出なければならない。

２　文書主任は、貸出しの申出があったときは、課長の承認を得て、貸出しをするものとする。

（保管文書の点検整理）

第37条　文書主任は、キャビネット等の保管文書について、ファイル基準表に基づき、整理点検を行わなければならない。

第６章　文書の保存

（文書の保存期間）

第38条　文書の保存期間の種別は、次の５種とし、別に定める基準により主管課長が定めなければならない。

(１)　１年

(２)　３年

(３)　５年

(４)　10年

(５)　永年

２　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めがある文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間による。

３　文書の保存期間の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年による文書の保存期間の計算は、完結年度の属する年の翌年から起算する。

（保存箱への収納等）

第39条　保管期間経過後引き続き保存を要する文書は、文書主任が次の各号に定めるところにより整理の上、フォルダー等のまま保存箱に収納しなければならない。ただし、保存箱に収納できないものについては、この限りでない。

(１)　年度又は暦年ごとに、保存期間別に仕分けし、かつ、文書分類番号順に区分して整理する。

(２)　相互に密接な関係がある２以上のフォルダー等は、１件として整理する。この場合において、保存期間を異にするものについては長期のものにより、文書分類番号を異にするものについては主たる文書の文書分類番号により整理する。

（保存文書の引継ぎ）

第40条　主管課長は、前条の規定により保存箱に収納した文書を、ファイル基準表とともに、総務防災課長に引き継がなければならない。なお、ファイル基準表の記入方法は、別に定める。

２　総務防災課長は、引継ぎを受けた文書（以下「保存文書」という。）を審査し、その内容に不備な点があるときは、主管課長にその補正を求めなければならない。

３　総務課長は、引継ぎを受けたファイル基準表を保存廃棄文書目録として永年保存しなければならない。

（保存文書の管理）

第41条　総務防災課長は、保存文書を収納した保存箱に整理番号を付し、ファイル基準表に当該番号を記入しなければならない。

２　総務防災課長は、保存箱表示（第13号様式）により完結年度、保存期間、保存満了期日、主管課及び整理番号を当該保存箱に表示し、保存期間別に書庫に格納するものとする。

３　総務防災課長は、書庫の状況を鑑み、主管課長の合議を得た上で、保存箱の移動及び保存文書の再収納を行うことができる。

（保存文書の閲覧等）

第42条　職員は、総務防災課長に承認を得て保存文書の閲覧又は貸出しを受けることができる。

２　前項の規定により貸出しを受けようとするものは、保存文書貸出申請書（第14号様式）を総務課長に提出し承認を得なければならない。

３　貸出期間は、10日以内とする。ただし、総務防災課長が認めた場合は、この限りでない。

４　総務防災課長は、必要があると認めるときは、貸出期間中の文書の返還を求めることができる。

５　保存文書を閲覧し、又は貸出しを受ける職員は、当該保存文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、抜取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。

第７章　文書の廃棄

（保管文書の廃棄）

第43条　主管課長は、次の各号に定めるところにより文書を廃棄しなければならない。この場合において、第12条の２第２項第３号及び第31条第３項に定める電磁的記録についても廃棄しなければならない。

(１)　保管を要しないもの　用済み後直ちに。

(２)　保存期間１年のもの　保存期間を経過したとき。

（保存文書の廃棄）

第44条　総務防災課長は、保存文書が保存期間を経過したときは、主管課に合議の上、当該文書を速やかに廃棄しなければならない。この場合において、第12条の２第２項第３号及び第31条第３項に定める電磁的記録についても廃棄しなければならない。

２　総務防災課長は、保存期間を満了した保存文書であっても、主管課長の請求があり、かつ、保存の必要があると認めるときは、なお期間を限り保存することができる。

３　総務防災課長は、永年保存の保存文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとに改めて、主管課長に協議の上、保存の要否を決定するものとする。

４　総務防災課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書を、速やかに廃棄しなければならない。

５　総務防災課長は、第１項及び前項の規定により文書の廃棄を行ったときは、ファイル基準表に廃棄年月日を記入しなければならない。

（廃棄の方法）

第45条　文書の廃棄は、焼却、裁断、溶融、消去等の方法により行うものとする。

附　則

この訓令は、平成11年４月１日から施行する。

附　則（平成12年３月28日訓令第１号）

この訓令は、平成12年４月１日から施行する。

附　則（平成14年３月19日訓令第１号）

この訓令は、平成14年４月１日から施行する。

附　則（平成16年３月16日訓令第６号）

この訓令は、平成16年４月１日から施行する。

附　則（平成17年３月14日訓令第３号）

この訓令は、平成17年４月１日から施行する。

附　則（平成17年４月１日訓令第７号抄）

（施行期日）

１　この訓令は、平成17年４月１日から施行する。

附　則（平成18年３月30日訓令第１号）

この訓令は、平成18年４月１日から施行する。

附　則（平成19年３月30日訓令第２号）

この訓令は、平成19年４月１日から施行する。

附　則（平成23年３月31日訓令第３号）

この訓令は、平成23年４月１日から施行する。

附　則（平成24年３月30日訓令第３号）

この規程は、平成24年４月１日から施行する。

附　則（平成25年４月17日訓令第２号）

この訓令は、公表の日から施行し、改正後の規程は平成25年４月１日から適用する。

附　則（平成30年３月19日訓令第２号）

この訓令は、平成30年４月１日から施行する。

附　則（令和３年４月５日訓令第１号）

この訓令は、令達の日から施行し、令和３年４月１日から適用する。

別表（第11条関係）

課等名	略字
政策推進課	政
総務防災課	総
財務課	財
税務町民課	税
福祉課	福
健康長寿課	健
まちづくり課	ま
産業観光課	産
会計課	会
診療所事務室	診

第１号様式（ファイル基準表）

第２号様式（特殊文書受領配布簿）

第３号様式（条例公布原簿）

第４号様式（規則公布原簿）

第５号様式（告示原簿）

第６号様式（訓令原簿）

第７号様式（文書発収簿）

第８号様式（収受印）

第９号様式（回議印）

第10号様式（起案用紙）

第11号様式（個別フォルダー表示）

第12号様式（簿冊表示）

第13号様式（保存箱表示）

第14号様式（保存文書管理票）